Outsourcing/ délocalisation de bureaux/ secrétariats

Selon la taille de votre association, fédération, fondation ou organisation sans but lucratif, une réflexion sur la stratégie de ne pas engager vos propres collaboratrices et collaborateurs pour les tâches administratives pourrait s’avérer judicieux. Cela en se basant sur le fait que pour assurer un secrétariat opérationnel durant toute l’année, plusieurs personnes doivent obligatoirement être recrutées.

Si vous êtes dans le comité d’une association, d’une fédération ou dans le conseil de fondation d’une organisation à but non lucratif, vous devriez réfléchir, si vos tâches administratives ne devraient pas être confiées à une entreprise telle que Ortec Management AG.

L’outsourcing/ la délocalisation d’un secrétariat en faveur de Ortec Management AG présente bien des avantages :

Reprise du siège de la société

En reprenant un secrétariat sur mandat ou en reprenant le mandat en tant que directrice ou directeur, secrétaire général ou secrétaire d’une fondation, Ortec Management AG peut rapatrier le siège de l’organisation dans ses propres locaux modernes à Würenlos (Argovie). En remettant votre direction à notre entreprise, vos coûts liés aux locaux et infrastructures tombent. Les coûts informatiques et les loyers, mais aussi l’utilisation des locaux pour des séances ou autres sont compris dans le forfait du mandat.

La commune de Würenlos se situe à quelques kilomètres du restoroute (pont autoroutier) sur l’A1, juste avant Zurich. La gare de Würenlos se situe sur la ligne Wettingen – Zurich – Oerlikon (S-Bahn 6). Würenlos est également le terminus des lignes de bus 1 et 11 des RVBW.

Responsables de mandats et compétences

Ortec Management AG garantit à sa clientèle la mise à disposition de personnalités indépendantes et fiables disposant des compétences professionnelles nécessaires.

Ortec Management AG assure avec son équipe diverses compétences dans le domaine de la direction d’entreprises, la formation, les finances, le marketing et la communication, mais aussi le management de la qualité. Grâce aux mandats en cours, Ortec Management AG est sensible aux connexions et contextes économiques, stratégiques et politiques. Des compétences dans la communication, le lobbying et le réseautage font également partie de nos atouts.

Les mandats de Ortec Management AG disposent toujours d’une interlocutrice ou interlocuteur principal, ainsi que d’une ou d’un remplaçant qui représentent l’association, la fédération ou l’organisation vers l’extérieur. En interne, les tâches sont réparties entre les spécialistes concernés. Cette répartition permet de garantir un encadrement compétent des mandats également en cas d’absences.

Disponibilité téléphonique

Ortec Management AG installe pour chaque mandat une ligne téléphonique séparée ou l’intègre dans un numéro d’appel existant. Le secrétariat est atteignable également pendant les périodes de vacances, du lundi au vendredi aux heures de bureau usuels.

Forfait pour le mandat et saisie des heures

Ortec Management AG offre la possibilité à sa clientèle de conclure un forfait pour chaque mandat. Ce forfait permet de budgéter clairement les coûts. Ortec Management AG est en mesure de saisir et prouver clairement toutes les heures et tarifs horaires correspondant relatifs à toutes les charges, cela également pour les forfaits.

Ortec Management AG conclut pour ses mandats une convention pour les premiers 24 mois après le début du mandat. Cela permet d’assurer le respect du forfait convenu les deux premières années après le début du mandat, en tenant compte de la période de formation. Un éventuel surcroît de dépenses pour le temps de formation est à charge de Ortec Management AG.

Base de calcul pour les forfaits liés aux mandats

Pour calculer le forfait du mandat pour le bureau/ secrétariat d’une association, d’une fédération, d’une fondation ou d’une organisation à but non lucratif, Ortec Management AG a besoin d’un cahier des charges ou d’une description détaillée relative aux tâches administratives. Par la suite, toutes les activités mentionnées dans le cahier des charges/ les descriptions de postes sont réparties entre les différents domaines de compétence et munies d’un nombre d’heures et de tarifs horaires basés sur des valeurs empiriques.

Prestations sociales

La remise d’un mandat à Ortec Management AG n’engendre pas de frais supplémentaires liées aux prestations sociales pour notre clientèle. En outre, Ortec Management AG est également prêt à reprendre un salaire budgété de collaboratrices et collaborateurs titulaires du secrétariat d’une association, d’une fédération ou d’une organisation. Ortec Management AG propose également, dans des cas particuliers, de reprendre du personnel déjà engagé.

Déclaration de domicile

Une fois le mandat – pour la direction du secrétariat de l’association, de la fédération ou de l’organisation à but non lucratif – confié à Ortec Management AG, cette dernière émet pour son mandant une déclaration du domiciliataire en vertu de laquelle il octroie son domicile à Ortec Management AG.